補習班 AI 客服怎麼做？2026 補教、才藝班與線上課程的 LINE 自動回覆分工表與 15 則招生訊息範本

補習班和才藝班每天收到哪十種訊息？

先把訊息分類，才知道哪些能交出去。以下十類是補教與才藝班私訊裡常見的類型，引號裡的句子都是示意範例。

• 課程時段與分級：「國二數學有哪幾個時段？」「五歲可以上哪一班？」
• 學費與包含項目：「一期多少錢？教材要另外買嗎？」
• 試聽預約：「可以先試上一堂嗎？要收費嗎？」
• 分班與程度測驗：「孩子英文學過兩年，要從哪一級開始？」
• 請假與補課：「下週三要請假，可以補課嗎？」
• 師資背景：「老師是哪裡畢業的？教幾年了？」
• 接送與安全：「下課可以由阿嬤來接嗎？」「有沒有接駁？」
• 退費與退班：「上了三堂想停，可以退多少？」
• 成績與榜單：「上你們的課，會考可以進步幾分？」
• 家長客訴：「孩子說老師上課很兇」「作業改錯了」

前面六類的答案，對每個家長幾乎都一樣。後面四類每一則都牽涉到某個孩子、某筆錢或某個承諾。分工就從這條線切。

招生旺季，訊息會擠在同一段時間

補教業的訊息量不是平均分布的。寒暑假前、開學前後、段考與大考結束之後，通常是詢問最集中的時候，而且問的幾乎都是同一批問題：開什麼班、什麼時候、多少錢、能不能試聽。這正是自動回覆最划算的地方。小編建議你在旺季開始前，就把課表、收費和試聽流程更新好，不要等到訊息淹上來才開始寫。

哪些可以自動回，哪些一定要給老師或班主任？

小編的判斷標準只有一個：答案寫得出來、而且對每個家長都一樣，就可以自動回；要看這個孩子、這筆費用、這次事件才能回答的，自動回覆只負責收件和告知等待時間。

「部分」的意思是：AI 可以把規則講清楚、把資料收齊，但最後那句「好，這堂試聽幫你留位」或「補課排在週六」，要有可靠的名額依據才能說。

三件事請你直接寫成「一定轉真人」。

• 退費爭議。短期補習班的退費有法規基準，金額怎麼算、哪些費用可以扣，不該由 AI 現場心算給家長。
• 孩子的安全。臨時換人接、孩子沒到班、在班上受傷或被欺負，每一則都要讓真人馬上看到。
• 個別學生的表現。家長問「我的小孩最近怎麼樣」，要的是認識這個孩子的老師，不是一段通順的客套話。

試聽詢問怎麼接？一張流程圖

下面這張圖是試聽詢問的建議流程，重點是「先收齊孩子的基本資料，再確認名額，最後才談報名與繳費」。

「能確認試聽名額」這一格，取決於你的名額記在哪裡。如果各班人數只有櫃台的紙本點名表知道，AI 就不該回答還有沒有位子，只能收資料並轉給班務。如果你有線上報名表或預約連結，就讓自動回覆把家長帶過去。

最後一格刻意留給老師。試聽完該進哪一班，是你的專業判斷，也是家長決定要不要報名的關鍵，不要讓 AI 代答。

班規與知識怎麼寫給 AI？

AI 客服回得好不好，主要看你給它什麼內容。補教與才藝班至少要寫五份：課表與分級、收費項目、請假補課規則、接送規則、禁止承諾清單。寫法的完整拆解可以看 AI 客服規則怎麼寫，這裡只講這一行要特別注意的地方。

課表與分級：寫「適合誰」，不要只寫班名

「A 班、B 班、菁英班」對家長沒有意義。請每一班都寫清楚對象的年級或年齡、需要的先備程度、上課時段、一期幾堂。AI 才有辦法回答「小三沒學過可以上哪一班」。

收費：把包含與不包含分開列

家長最在意的不是總額，是「後面還要不要再付」。請把學費、教材費、報名費、其他代辦費逐項列出，並註明繳費方式與期別。寫不出固定金額的項目，就寫「由班務人員說明」。

請假與補課：只寫你真的會執行的規則

多久前請假算有效、一期可以補幾堂、補課方式是跟別班、看錄影還是另外排，這些是你的班規，沒有標準答案。寫進去的規則，就是你願意對每個家長都執行的規則。

接送：寫流程，不寫例外

寫清楚放學怎麼交接、可以接送的人怎麼登記、臨時換人要怎麼通知。至於「今天可不可以讓鄰居接」這種例外，一律轉真人，而且要有人打電話確認。

AI 絕對不能承諾的事

這一段最重要。請直接把禁止事項寫成規則，不要期待 AI 自己懂分寸。

【班務知識與規則範本】（括號內換成你的內容）

一、基本
班名與立案名稱：（名稱）
核准立案機關及文號：（機關）（文號）
上課地點與交通：（地址、停車、最近的捷運站）
班務服務時間：（時段），休息日：（星期）

二、課程與分級
（班別）｜（適合年級或年齡）｜（先備程度）｜（時段）｜（一期堂數）
分班方式：（程度測驗／試聽後由老師建議）

三、收費
學費：（金額）／期，繳費方式：（方式）
教材費：（金額），是否含在學費內：（是／否）
其他費用：（逐項列出）
折扣與分期：一律由班務人員說明

四、請假與補課
請假：上課（幾）小時前告知
補課：（方式），每期上限（幾）堂
未請假缺課：（你的處理方式）

五、接送與安全
放學交接方式：（流程）
可接送人登記方式：（方式）
臨時更換接送人：一律由班務人員電話確認

六、一定轉真人
退費、退班、轉班；臨時換人接送；孩子未到班、受傷或衝突；
家長詢問特定學生的成績、表現或行為；對老師或課程的不滿

七、不可以說
不保證成績、進步幅度、名次或錄取結果
不自行計算或承諾退費金額
不自行給折扣、不自行同意轉班或保留名額
不評論其他補習班或學校老師
不提供任何學生的個人資料、成績或照片
不透露老師的私人聯絡方式

為什麼連「退費金額」都不讓 AI 算？因為算式牽涉到實際開課日、已上堂數與哪些費用該不該計入，少看一個條件就是一筆錯帳，而家長會截圖。

15 則可複製的補習班回覆範本

括號裡換成你自己的內容。每一則都包含三樣東西：答案、下一步、找真人的方法。這些範本可以直接放進 LINE 的自動回應訊息，也可以當成 AI 客服的回覆範例。LINE 關鍵字怎麼設，請看 LINE 自動回覆設定與範例；不分行業的通用版本在 客服回覆範本整理。

第一次來訊

您好，這裡是（班名）。
想了解課程的話，請告訴我三件事：孩子的年級、想上的科目、方便的上課時段。
想先看課表，輸入「課表」；想看收費，輸入「學費」。
老師上課中無法即時回覆，需要本人回答的問題會在（時間）前回您。

課程與時段

（班名）（學期）課表
（班別一）｜適合（年級）｜（星期）（時段）
（班別二）｜適合（年級）｜（星期）（時段）
每期（幾）堂，開課日：（日期）
不確定孩子適合哪一班，可以告訴我年級和目前的學習狀況，會請老師給建議。

學費與包含項目

（班別）收費說明
學費：（金額）／期（共（幾）堂）
教材費：（金額）（已含／另計）
其他費用：（項目與金額）
繳費方式：（方式）
收費與退費規定也公告在教室，報名時會請您確認後簽名。

試聽預約

歡迎試聽！請提供：
孩子的年級：
想試聽的科目或班別：
方便的日期與時段：
試聽費用：（免費／金額）
名額需要由班務人員確認，我先幫您登記，（時間）前回覆您。

試聽行前提醒

（稱呼）您好，提醒您（日期）（時段）有（班別）試聽。
地點：（地址）
請帶：（文具／水壺／運動服）
請提早（幾）分鐘到，會由（老師稱呼）接待。
臨時無法前來，請回覆這則訊息告訴我們。

分班與程度測驗

分班會先了解孩子目前的程度。
方式：（程度測驗／試聽後由老師建議），大約需要（時間）。
請先告訴我：孩子的年級、學過多久、目前使用的教材或進度。
實際適合的班別會由老師親自跟您說明。

請假

收到，已幫（學生稱呼）登記（日期）請假。
依班規，上課（幾）小時前請假可以安排補課。
補課方式請看下一則說明，或直接告訴我您方便的時段。

補課

補課說明
方式：（跟其他班級上課／觀看課程錄影／另約時間）
每期補課上限：（幾）堂
請告訴我想補哪一堂，以及方便的時段，班務人員確認後回覆您。

師資詢問

（班別）由（老師稱呼）授課。
（學經歷與教學年資，依班上公開的介紹填寫）
想更了解老師的上課方式，歡迎預約試聽，輸入「試聽」即可。

接送與安全

（班名）放學交接方式：（流程）
可以接送的家人請先完成登記：（方式）
為了孩子的安全，臨時更換接送人不能只用訊息確認。
請直接來電（電話），或留下您的電話，班務人員會立刻回撥。

退費與退班

這一則只收件，不要讓自動回覆說出任何金額或比例。

收到您的退班需求，謝謝您告訴我們。
退費會依收退費規定與主管機關的基準辦理，金額需要由班務人員核對上課紀錄後計算。
請提供：學生姓名、班別、希望的最後上課日。
（負責人稱呼）會在（時間）前親自與您聯絡。

問成績或保證

謝謝您的信任。
孩子的進步跟程度、練習時間與學習習慣都有關，我們沒有辦法保證分數或錄取結果。
我們可以做的是：（例如每次上課的作業回饋、定期學習報告）。
想談孩子的學習規劃，我請老師親自跟您約時間。

家長問孩子的學習狀況

謝謝您關心（學生稱呼）的學習。
孩子的狀況需要由授課老師親自說明，才不會講得太籠統。
我已經轉給（老師稱呼），會在（時間）前回覆您。
如果方便，也可以告訴我您最想了解的部分。

家長客訴

很抱歉讓您有不好的感受，謝謝您願意告訴我們。
方便的話，請告訴我發生的日期、班別和經過。
這則訊息我已經轉給（負責人稱呼），（時間）前會親自與您聯絡。

非服務時間與旺季排隊

謝謝您的訊息，現在是非服務時間（或招生期間訊息較多）。
班務服務時間：（時段）
您可以先留下孩子的年級、想了解的科目與聯絡電話，我們會依序回覆。
想先看課表，輸入「課表」；想看收費，輸入「學費」。

寫完之後，小編建議你自己用家長的角度把這 15 則各傳一次。秒回但回錯，只是更有效率地讓家長擔心。

LINE 還是 IG、FB 當主要管道？

補教與才藝班常見的組合是：FB 和 IG 放上課照片與招生資訊，LINE 跟家長聯絡。兩邊都有訊息進來時，你需要決定哪一邊是「報名與班務的地方」，另一邊只負責把人帶過去。

幾個小編今天在官方頁面確認到的事實：

• LINE 官方手冊寫明，自動回應訊息在符合關鍵字條件時以關鍵字回應優先，不區分大小寫與全形半形，關鍵字登錄上限為 51 個，表情符號不能當關鍵字，也可以依日期或時間指定發送期間。
• LINE 官方常見問題列出輕用量方案月費 0 元、含 200 則免費訊息，並提醒價格方案自 2026 年 11 月 1 日起調整。細節請看 LINE 官方公告。
• Meta 的開發者政策頁寫明，商家在用戶傳訊後有 24 小時可以回覆；另有 Human Agent 標籤，讓真人在 7 天內手動回覆用戶訊息。這是透過 API 接工具時的規則，實際可用的權限以 Meta 與你使用的工具為準。

小編的建議：

• 在學家長很多：以 LINE 為主，用圖文選單放「課表」「請假」「學費」三個按鈕。按鈕怎麼配，可以參考 LINE 圖文選單規劃。
• 新生多半從 FB、IG 來：私訊負責回課表與試聽邀請，確定試聽後請家長加 LINE，後面的提醒與班務都在 LINE 進行。
• 賣線上課程：詢問多半發生在貼文與私訊，流程比較接近電商。怎麼把私訊接到結帳，可以看 對話式商務完整指南。
• 兩邊訊息都多：課表、收費與班規只寫一份，兩邊用同一套說法。最怕的是 FB 說試聽免費、LINE 說要收費。

退費與招生廣告受法規管理

這一段請認真看。小編不是律師，下面只引用全國法規資料庫今天顯示的條文，實際如何適用由教育主管機關認定。你是不是立案的短期補習班、線上課程適用哪一套規定，請直接詢問所在地的教育局（處）。

補習及進修教育法：退費基準與廣告都有規定

依全國法規資料庫的《補習及進修教育法》第 9 條：

• 短期補習班由直轄市、縣（市）主管教育行政機關核准；收費、退費方式與基準等事項，由中央主管教育行政機關以準則規定，地方再訂定管理規則。
• 短期補習班應與學生簽訂書面契約，中央主管機關訂有定型化契約範本與應記載、不得記載事項。
• 招生、書面契約及廣告或宣傳「不得有虛偽不實之情形」。
• 同條另訂有罰鍰、限期改善、停止招生與廢止立案等處分，金額與適用情形請看條文原文。

短期補習班設立及管理準則：退費分三個階段

依全國法規資料庫的《短期補習班設立及管理準則》：

• 第 17 條：招生應秉持誠信、公開、正確之原則，宣傳資料或廣告內容「不得誇大不實、引人誤解」，並應於明顯處載明核准立案之機關及文號。
• 第 22 條：收、退費規定應公告於補習班明顯處所；學生未成年者，其所簽訂之報名表「應經其法定代理人之同意，始生效力」，退費也應通知法定代理人具領。
• 第 24 條：學生繳費後離班的退費分三個階段。實際開課日前提出，應退還當期約定繳納費用總額的百分之九十；實際開課後、未逾全期或總課程時數三分之一提出，退還二分之一；已逾三分之一才提出，當期費用得全數不予退還。條文對扣留金額上限、哪些費用要計入總額、代辦費與中途插班另有規定。
• 第 24 條同時規定，直轄市、縣（市）主管教育行政機關在自治法規中訂有更有利於消費者的規定時，從其規定。
• 第 25 條：因補習班自身因素未能開班或中途停班，以及天災等不可歸責於補習班的停課，各有退費期限與計算方式。

請注意最後那句「從其規定」。你所在的縣市可能有不同的基準，所以這篇不會給你一張全國通用的退費表。實際數字請以所在地教育局（處）公告與你的定型化契約為準。

未成年學生的個人資料

依全國法規資料庫的《個人資料保護法》，第 5 條要求蒐集、處理或利用個人資料不得逾越特定目的之必要範圍；第 8 條規定向當事人蒐集資料時應告知機關名稱、蒐集目的、資料類別、利用方式與當事人可以行使的權利等事項；第 19 條規定非公務機關蒐集或處理個人資料須有特定目的，並符合法定情形之一，例如與當事人有契約關係或經當事人同意。該頁面同時標示這部法律近期有修正、部分條文尚未生效，請以主管機關最新公告為準。

小編今天讀的這幾條沒有針對未成年人另寫一套規則。但你的學生多半未成年，上面的準則第 22 條也要求未成年學生的報名表須經法定代理人同意，所以保守的做法是：孩子的資料一律向家長蒐集，並由家長同意。

落到 AI 客服上怎麼做

• 把「不保證成績、名次或錄取結果」寫進規則。榜單與成績的說法，請用你有憑據、而且當事人同意公開的內容。
• 退費詢問一律轉真人，由班務人員依收退費規定、契約與上課紀錄計算。
• 只向家長收必要的資料：年級、科目、聯絡方式。不要讓 AI 在私訊裡收身分證字號或孩子的健康狀況。
• 不在私訊裡提供任何學生的成績、照片或出缺席給無法確認身分的人。

補習班導入自動回覆常見的五個坑

• 讓 AI 回答還有沒有名額，但各班人數其實在櫃台的紙本上。結果是超收，或家長帶孩子來了才發現沒位子。
• 收費只寫總額，教材費和其他費用到報名才說。這不是 AI 的問題，是收費表的問題。
• 退費交給自動回覆試算。算式少一個條件，就多一張家長的截圖。
• 換人接送用訊息就同意。這件事沒有效率可言，只有確認與沒確認。
• 用罐頭訊息回客訴。擔心孩子的家長收到第二則制式回覆，下一步通常不是再傳訊息，而是直接到班上。

常見問題